Blog

Hieronder lees je mijn blogs over mijn belevingen als ondernemer.
Eerder heb ik geschreven voor de Academie van Virtueel Professionals. Ik deed daar de opleiding 'Binnen tien weken een Virtueel Professioneel Bedrijf'. Gedurende die periode heb ik een gastblog geschreven over al mijn belevenissen als startend ondernemer.
De link naar de academie vindt u hier: Blog Jildau Sybesma

Veel leesplezier!



6 tips om snel tijd te besparen

Het is weer zo’n dag, je kunt niks vinden. Weet niet waar je moet beginnen. Je mailbox loopt over, je agenda is overvol. Hoe kun je aan je bedrijf werken als je geen tijd hebt deze week??!

Herken je jezelf hierin? Wil je dit anders gaan doen, weet je alleen niet waar je de tijd moet vinden? Een Virtueel Assistent c.q. Virtueel Support Professional is dan misschien wel wat voor jou!

Structuur

Je zou zelf kunnen beginnen door voor jezelf een vaste structuur op te stellen op de gebieden waar je op vast loopt en door te kijken naar gebieden waarin je niet vast loopt die je wel (te)veel tijd kosten.

Zo zou je bijvoorbeeld:

* Op vaste momenten je mail kunnen checken. ( Dit geldt voor alle dagelijkse terugkomende taken)

* Mails die je niet gaat lezen en die niet belangrijk zijn meteen verwijderen.

* Er naar kunnen streven de Postvak IN van je mailbox zoveel mogelijk leeg te houden.

* Iedere dag met dezelfde werkzaamheden te starten.

* Een duidelijke indeling van mappen kunnen maken waarbij je meteen weet waar wat hoort.

* Altijd een aantal uur per week open kunnen laten zodat je tijd hebt voor urgente-belangrijke zaken.

Dit zijn een aantal tips, die allicht je allicht al toepast. Heb jij een systeem ontwikkelt voor hoe je dingen plant en organiseert?



Urgent-niet-belangrijk en niet-urgent-belangrijk

Om overzicht te krijgen in chaos kun je alle taken die je hebt onderscheiden in de volgende categorieën:
* urgentie-niet-belangrijke zaken;
* niet-urgente belangrijke zaken;
* belangrijke-urgente zaken;
* niet-urgente-niet-belangrijke zaken;

Als je bij iedere taak duidelijk hebt in welke categorie deze thuis hoort, heb je helder wat belangrijk is om te doen. Toch is het soms zo dat een niet-belangrijke-urgente taak gedaan moet worden om verder te komen.

Duidelijkheid alom

Als je met iemand samenwerkt, of een team hebt waar je mee werkt, leg dan bepaalde dingen vast. Zorg dat duidelijk is hoe iets gedaan moet worden en zorg dat dit op papier staat. Zo kan iedereen zo snel mogelijk werken omdat er afspraken zijn gemaakt.

Dit kan heel simpel al gaan om een (algemene) mailbox, hoe vaak wordt deze per dag gelezen, beantwoord en hoe worden de mailtjes gearchiveerd? Of worden ze gewoon verwijderd? Welke mails stuur je door?

Het zou kunnen gaan om het Social Media beheer of om het schrijven van een nieuwsbrief.

Op welk moment in het proces moet er input gevraagd worden van verschillen partijen? Waar haal je je foto’s vandaan? Wie moet de nieuwsbrief controleren voordat deze de deur uit gaat? Wanneer gaat de nieuwsbrief de deur uit?


Allemaal vragen die vast kunt leggen, zodat er geen twijfel over mogelijk is hoe iets werkt. Dit scheelt enorm veel tijd en uitzoekwerk. Helemaal als het periodieke werkzaamheden betreffen kun je zo effectief met je tijd omgaan en tijdswinst halen. Heb jij processen vastgelegd?

Wil je ontdekken of een Virtueel Support Professional wat voor jou is? Doe de check hier: Checklist waar sta jij met je bedrijf.pdf


Tijd hebben voor iets anders dan je bedrijf? Een middag vrij?
Lekker winkelen met een vriend(in)?


Besteed alle taken binnen jouw bedrijf
op gebied van office support aan
mij uit en doe alleen nog
de dingen die JIJ LEUK vindt!